小講座分享【檔案歸類】

│小講座主題：檔案歸類-分類及命名

│講員介紹：火把行道會主任牧師秘書 張綺芸

綺芸姊是一位非常願意學習、也很願意把自己所學毫無保留分享給年輕人的領袖，綺芸姊的分享平易近人卻也很紮實、非常受用！

│講座內容及收穫

一、重要原則

1、檔案整理需依照自己的喜好和習慣

2、資料夾的建檔、工作效率和你的邏輯有關係

3、最想往後放的事其實往往是最需要先處理的事

4、先想清楚再開始著手建檔

二、檔案整理小撇步

‧ 一個檔案不超過三到四層，才較容易掌握文件位置

‧ 每一天都需要進行檔案的管理和檢查

‧一份文件需要留三年+備份

‧善用英文和數字(2-4碼，ex00行政類)

‧最常使用的放在資料夾的最上方

‧一個資料夾內最少要有三個檔案

‧專案做完後的歸檔工作非常重要

‧照片、影片以日期、地點和活動來命名，搜尋更精準

‧善用捷徑功能(不占記憶體空間)

‧檔案命名不使用空白鍵

三、如何判斷是否歸檔

1、未來參考用資料

2、和法令依據有關、會議紀錄和大小章、營利事業相關資料等

3、保密資料

4、未完成、需後續動作資料

5、與歷史有關文件

6、不需歸檔：無意義廣告文宣、重覆文件、容易再取得之影印稿和活動過程留下之圖紙文件等